Содержание
Чтобы нанять специалиста, мало договориться о зарплате. Предпринимателю нужно выбрать подходящий договор, собрать документы, передать сведения в Социальный фонд и заранее посчитать полную стоимость найма: сотрудники обходятся компаниям дороже простого оклада.
Ошибка на старте может привести к штрафам, начислению дополнительных налогов и спору с сотрудником в суде. Рассказываем, как все сделать правильно.
Трудовой договор или ГПХ — как не ошибиться
Трудовой договор с ИП подходит для продавца, администратора, водителя, бухгалтера и других специалистов, которые регулярно выполняют одну функцию. Предприниматель определяет рабочее место, график, обязанности и порядок оплаты.
Сотрудник получает зарплату не реже двух раз в месяц, оплачиваемый отпуск и больничные. Также работодатель платит страховые взносы, а стаж учитывается в будущей пенсии.
Договор ГПХ с ИП заключают для самостоятельной задачи: например, разработки сайта, ремонта, аудита или подготовки дизайна. В документе описывают результат, срок и стоимость. Исполнитель сам выбирает порядок и режим работы.
На трудовые отношения указывают постоянный график, закрепленное рабочее место, систематические выплаты вознаграждения, подчинение внутренним правилам и контроль процесса со стороны заказчика.
Подменять трудовой договор договором ГПХ нельзя, даже если это кажется проще и выгоднее. Суд по иску госорганов или самого сотрудника может признать договор подряда трудовым — даже задним числом, с даты фактического начала работы. Это называется переквалификацией договора. ИП придется заплатить штраф, оформить кадровые документы, пересчитать налоги и взносы, предоставить сотруднику отпуск и другие положенные по трудовому договору гарантии.
Может ли ИП нанимать сотрудников и сколько человек можно взять в штат
Сначала стоит уточнить правила найма в вашем налоговом режиме. Например, на УСН средняя численность работников ограничена 130, на патенте — 15, а на АУСН можно нанять максимум 5 человек. Для общей системы отдельного лимита нет. ИП на НПД (самозанятости) не может иметь наемных работников. Для приема человека в штат предпринимателю придется перейти на другой режим.
При этом ИП на НПД вправе заказывать отдельные работы у подрядчиков. Например, поручить дизайнеру подготовить упаковку, а мастеру — отремонтировать помещение. Такой исполнитель сам организует работу и передает заказчику согласованный результат.
Сотрудник выполняет постоянные обязанности, соблюдает график и распоряжения работодателя. Такие отношения оформляются трудовым договором, даже если человек зарегистрирован как самозанятый.
Как оформить сотрудника без нарушений
Трудовые отношения возникают, когда человек приступает к работе с ведома предпринимателя. Часто трудовой договор подписывают до первого рабочего дня. Если сотрудник уже начал работать, письменный договор нужно оформить не позднее трех рабочих дней.
Для проверки квалификации есть испытательный срок. Его продолжительность и условия указывают в договоре.
Неоформление трудовых отношений или подмена трудового договора договором ГПХ могут повлечь штраф от 5000 до 10 000 ₽, при повторном нарушении — от 30 000 до 40 000 ₽. Кроме того, налоговая может доначислить НДФЛ, страховые взносы и пени, а сотрудник — потребовать отпускные, больничные и другие положенные выплаты.
При тяжких нарушениях возможна и уголовная ответственность — например, за длительную невыплату заработной платы из корыстной или иной личной заинтересованности работодателя.
Оформление сотрудника в ИП: семь шагов
Прием на работу к ИП начинается с обсуждения условий с кандидатом, а заканчивается передачей сведений в Социальный фонд. Документы стоит подготовить в определенной последовательности, чтобы даты и формулировки не расходились.
Шаг 1. Определите должность и зарплату
Если у предпринимателя еще нет работников, то первым делом необходимо составить штатное расписание ИП. Этот документ отражает кадровую структуру, включая должности, сотрудников и их зарплаты.
Обязательного для него шаблона нет: предприниматель может использовать форму Т-3 или разработать свой документ (строгих стандартов оформления нет). Самого ИП в штат не включают.
Распишите, чем будет заниматься сотрудник, где и по какому графику он работает, кому подчиняется и сколько получает.
Зарплата за полностью отработанный месяц должна соответствовать федеральному и региональному минимуму. Федеральный МРОТ в 2026 году составляет 27 093 ₽, но сумма может отличаться в зависимости от региона.
Шаг 2. Получите документы сотрудника
Для стандартного оформления понадобятся:
- Паспорт
- Трудовая книжка
- СНИЛС
- Документы воинского учета
- Диплом или свидетельство, если работа требует квалификации
Для некоторых профессий дополнительно запрашивают медицинское заключение, справку об отсутствии судимости или разрешение на работу.
ИНН и заявление о приеме в общий обязательный набор не входят. Заявление можно использовать для внутреннего учета, но трудовой договор оно не заменяет.
Шаг 3. Ознакомьте сотрудника с правилами
До подписания договора покажите работнику документы, которые относятся к его должности: правила внутреннего распорядка, положения об оплате и премировании, должностную инструкцию, порядок работы с персональными данными.
Своей подписью сотрудник подтверждает, что ознакомился с этими правилами. Затем работодатель проводит обязательные мероприятия по охране труда. В зависимости от профессии потребуются инструктаж, обучение, стажировка или медосмотр.
Шаг 4. Подпишите трудовой договор
В документе указывают сведения о сторонах, трудовую функцию, место и дату начала работы, размер зарплаты, дни выплат, график, условия труда и положенные гарантии.
Дистанционный, сменный или разъездной характер работы тоже фиксируют в договоре. Документ составляют минимум в двух экземплярах: один получает сотрудник, второй остается у ИП.
Шаг 5. Оформите кадровые сведения
Основанием для приема служит трудовой договор. Приказ ИП издает по своему выбору. Например, если он удобен для внутреннего учета.
Личную карточку по форме Т-2 тоже ведут по желанию. При этом предприниматель хранит договоры, табели, согласия на обработку персональных данных и другие обязательные документы.
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, в нее вносят запись о приеме. Сведения для электронной трудовой книжки работодатель передает государству.
Шаг 6. Сообщите о найме в Социальный фонд
После оформления приема предприниматель передает сведения в Социальный фонд по форме ЕФС-1. Дальше срок зависит от кадрового события:
- Прием, увольнение, приостановление или возобновление трудового договора — не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления события
- Заключение или прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения договора
- Перевод на другую должность, изменение названия организации, выбор бумажной или электронной трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца
Если у предпринимателя сведения на 11 и более застрахованных лиц, данные в СФР подаются в электронном виде.
Шаг 7. Настройте учет
После выхода сотрудника ИП фиксирует рабочее время, рассчитывает зарплату, выдает расчетные листки, оформляет отпуска и больничные.
Все это можно вести самостоятельно или настроить в учетном сервисе. Заранее определите, кто отвечает за расчет выплат и соблюдение сроков.
Налоги ИП за сотрудников
Расходы бизнеса на сотрудников складываются в основном из начисленной зарплаты и страховых взносов. НДФЛ предприниматель удерживает из дохода сотрудника и перечисляет в бюджет, поэтому этот налог не добавляется к расходам работодателя на оплату труда.
Для основной налоговой базы действует прогрессивная шкала НДФЛ:
- 13% — с дохода до 2,4 млн ₽ в год
- 15% — с части от 2,4 до 5 млн ₽
- 18% — от 5 до 20 млн ₽
- 20% — от 20 до 50 млн ₽
- 22% — с части свыше 50 млн ₽
Повышенную ставку применяют только к части дохода, которая превышает соответствующий порог.
В 2026 году с выплат сотруднику до 2,979 млн ₽ в год работодатель платит страховые взносы по ставке 30%. С суммы свыше 2,979 млн ₽ ставка снижается до 15,1%. Отдельно ИП платит взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Тариф составляет от 0,2 до 8,5% и зависит от класса профессионального риска.
Пониженный тариф для малого и среднего бизнеса с 2026 года доступен только при соблюдении условий по виду деятельности и доходам. Перед расчетом льготы стоит проверить актуальные требования ФНС.
Сколько стоит сотрудник с зарплатой 60 000 ₽
Допустим, сотрудник — налоговый резидент РФ, ИП применяет основной тариф страховых взносов, а тариф на травматизм составляет 0,2%. НДФЛ составит 7800 ₽, поэтому сотрудник получит 52 200 ₽. Предприниматель дополнительно заплатит 18 000 ₽ страховых взносов и 120 ₽ взносов на травматизм. Общие расходы составят 78 120 ₽ в месяц.
В расчет не входят премии, оплата первых трех дней больничного, обучение и оборудование рабочего места.
Выпускайте бизнес-карты Газпромбанка сотрудникам, ставьте лимиты, собирайте чеки и закрывайте авансовые отчеты без лишней бюрократии. Бесплатный период обслуживания от 2 до 12 месяцев. Снятие до 50 000 ₽ в месяц без комиссии в банкомате любого банка.
Отчетность ИП за сотрудников
После найма предприниматель передает государству сведения о кадровых событиях (например, смене должности), доходах работников и страховых взносах.
Отдельные сведения о стаже передают по итогам года, данные о взносах на травматизм — по итогам квартала.
В налоговую сдают три основных отчета:
- 6-НДФЛ — о доходах сотрудников и удержанном налоге
- РСВ — о начисленных страховых взносах
- Персонифицированные сведения — о работниках и выплатах за месяц
6-НДФЛ и РСВ подают по итогам отчетных периодов, персонифицированные сведения — ежемесячно. Большинство сроков привязано к 25-му числу месяца после окончания периода.
Микропредприятие ИП: кадровый учет по упрощенной схеме
К микропредприятиям относятся компании из реестра малого и среднего бизнеса (МСП) со средней численностью до 15 человек и годовым доходом до 120 млн ₽.
Такой работодатель вправе отказаться от части локальных нормативных актов: отдельных правил внутреннего распорядка, положений об оплате и премировании, графика сменности.
Условия из этих документов переносят в трудовые договоры, составленные по типовой форме.
Когда подходит срочный договор
Срочный трудовой договор используют для временного замещения, сезонной работы или проекта с известной датой завершения. Основание и срок записывают в документе. Максимальный срок — 5 лет.
Малый бизнес вправе заключать срочные договоры по соглашению сторон при соблюдении лимита численности. До 31 августа 2026 года порог составляет 35 работников. С 1 сентября 2026 года он увеличится до 70. Для розничной торговли и бытового обслуживания сохранится лимит в 20 человек.
Постоянную функцию оформляют бессрочным договором. Ограниченный срок используют только при основании, предусмотренном Трудовым кодексом.
Частые вопросы
Можно ли провести тестовую смену?
Для проверки, справляется ли человек со своими обязанностями, есть испытательный срок. Его продолжительность вносят в договор до того, как сотрудник приступит к работе. Часто испытательный срок составляет три месяца.
Для демонстрации определенного навыка подойдет тестовое задание: его предлагают кандидату еще на этапе отбора, до приема на работу. Такое задание не должно превращаться в полноценную смену или бесплатную работу, результат которой бизнес затем использует.
Нужно ли отдельно регистрироваться в СФР?
Отдельное заявление при найме по трудовому договору обычно не требуется. Фонд получает сведения о приеме и учитывает ИП как страхователя.
Можно ли принять человека на полставки?
Да. Укажите в договоре продолжительность рабочего времени, график и порядок оплаты. Зарплату рассчитывают с учетом отработанных часов или выполненного объема. Продолжительность ежегодного отпуска сохраняется.
Можно ли оформить постоянного продавца как самозанятого?
Если продавец выходит по сменам, находится на территории ИП, выполняет постоянные обязанности и подчиняется распоряжениям предпринимателя, оформите трудовой договор. Статус самозанятого подходит для самостоятельной услуги или работы с конкретным результатом.
Можно ли платить зарплату наличными?
Можно, если такой способ прописан в договоре.
Главное
- Выбирайте тип договора, исходя из фактического характера работы: постоянных сотрудников нанимают в штат, для разовых задач подойдет ГПХ (в том числе с самозанятым)
- Подписывайте договор до начала работы или в течение трех дней после, чтобы избежать трудовых споров и штрафов
- При расчете бюджета учитывайте не только зарплату, но и взносы, налоги и сопутствующие кадровые расходы
- Сообщайте о сотруднике в Соцфонд сразу или на следующий рабочий день
- Выстраивайте кадровый учет: приказы, табели, договоры и календарь обязательной отчетности
Источники:
https://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102074279
https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/mp/
https://www.nalog.gov.ru/rn77/ip/prem_employ/
https://sfr.gov.ru/employers/general_information/reporting
https://pravo.ru/story/view/145459/
