Всё, что нужно знать про облачную кассу

Содержание

Облачная (цифровая) касса: определение Кто может использовать виртуальную кассу Принцип работы облачной кассы Стоимость облачной кассы Как подключить цифровую кассу

Облачная касса — это современное решение для бизнеса, позволяющее вести учет продаж без использования физического кассового оборудования. Она особенно актуальна для предпринимателей, работающих в сфере электронной коммерции, доставки и предоставления услуг на выезде. Рассказываем, что такое облачная касса, как она функционирует, сколько стоит и как ее подключить.

Облачная (цифровая) касса: определение

Облачная касса — это программный сервис, который выполняет функции традиционной кассы, но работает удаленно через интернет. Физическое кассовое оборудование размещается в дата-центре провайдера услуги, а предприниматель получает доступ к кассе через веб-интерфейс или API. Это позволяет формировать и отправлять электронные чеки покупателям, а также передавать данные о продажах в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД).

Основные преимущества облачной кассы:

Не нужно покупать и обслуживать физический кассовый аппарат
Можно работать в любой точке, где есть интернет
Автоматическая фискализация и отправка чеков
Соответствие требованиям законодательства РФ

Кто может использовать виртуальную кассу

Облачные кассы подходят для различных видов бизнеса, особенно тех, которые работают вне стационарных торговых точек. К ним относятся:

Интернет-магазины, принимающие оплату онлайн и нуждающиеся в автоматической фискализации чеков
Службы доставки, где курьеры принимают оплату на месте или через мобильные приложения
Индивидуальные предприниматели и организации, оказывающие услуги на выезде (например, клининг, ремонт, установка оборудования)
Компании, осуществляющие вендинговую торговлю: автоматы по продаже товаров и услуг
Сфера ЖКХ при приеме безналичных платежей за коммунальные услуги
Пассажирские перевозки при продаже билетов в транспорте

Использование облачной кассы допустимо, если расчеты с клиентами производятся без непосредственного контакта в стационарной точке продаж.

Принцип работы облачной кассы

Работа облачной кассы основана на взаимодействии нескольких компонентов:

Платежная система: принимает оплату от клиента через сайт, мобильное приложение или другое средство
Облачная касса: получает информацию о платеже, формирует фискальный чек и отправляет его клиенту в электронном виде по email или СМС
Оператор фискальных данных (ОФД): получает данные о чеке от кассы и передает их в Федеральную налоговую службу (ФНС)

Таким образом, весь процесс фискализации происходит автоматически и соответствует требованиям законодательства.

Если вы запускаете онлайн-продажи или уже ведете интернет-бизнес, подключите онлайн-чеки от PayKassa — технологического партнера Газпромбанка. Это надежное решение для фискализации платежей по 54-ФЗ с удобным личным кабинетом, автоматической отправкой чеков, интеграцией с ОФД и круглосуточной поддержкой — всё, чтобы вы сосредоточились на росте бизнеса.

Работаете в офлайне? Выберите кассу 3 в 1 от Life Pay — партнера Газпромбанка. Устройство совмещает онлайн-кассу, POS-терминал и чековый принтер в одном корпусе. Подходит для магазинов, кафе, курьеров и сферы услуг: принимает карты и QR-платежи, формирует фискальные чеки и передает данные в ОФД — полностью в соответствии с 54-ФЗ.

Стоимость облачной кассы

Стоимость использования облачной кассы зависит от выбранного провайдера и набора услуг. В среднем, аренда облачной кассы обходится в 1500–3000 ₽ в месяц. В эту сумму обычно включены:

Аренда кассового оборудования: размещенного в дата-центре провайдера
Подключение к ОФД: для передачи данных в ФНС
Техническая поддержка и обслуживание: обновление программного обеспечения, замена фискального накопителя и не только
Интеграция с платежными системами и CMS: для автоматизации процесса фискализации

Некоторые провайдеры предлагают дополнительные услуги за отдельную плату, такие как:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): для регистрации кассы в ФНС
Дополнительные интеграции с бухгалтерскими и складскими системами
Расширенные возможности отчетности и аналитики

При выборе провайдера рекомендуется внимательно изучить предлагаемые тарифы и услуги, чтобы выбрать оптимальный вариант для своего бизнеса.

Как подключить цифровую кассу

Подключение облачной кассы состоит из нескольких шагов. В целом процесс довольно простой и не требует много времени, особенно если всё делается через провайдера.

Выбор провайдера облачных касс. Оцените предложения на рынке, которые предлагают готовые решения для разных бизнесов. Обратите внимание на тарифы, условия поддержки, наличие необходимых интеграций.

Регистрация в системе провайдера. Создайте личный кабинет на сайте выбранной компании, укажите реквизиты своей организации или ИП, выберите нужный тарифный план и подключаемые модули (например, фискальный накопитель, ОФД).

Получение электронной подписи (УКЭП). Для регистрации кассы в налоговой вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее можно оформить через удостоверяющие центры или у самого провайдера, если он предоставляет такую услугу.

Заключение договора с ОФД. Оператор фискальных данных — это посредник между вашей кассой и ФНС. Его задача — принимать чеки и передавать их налоговой службе. Выберите ОФД (например, «Платформа ОФД», «Первый ОФД» и др.) и заключите договор. Часто это можно сделать прямо через сайт провайдера кассы.

Регистрация кассы в ФНС. С помощью УКЭП касса регистрируется в налоговой. Обычно всё проходит онлайн через личный кабинет на сайте ФНС или интерфейс самого провайдера кассовых решений. После регистрации вы получите регистрационный номер кассы (РН ККТ), который понадобится для активации оборудования.

Интеграция с платежной системой или CRM. После активации кассу нужно связать с вашим интернет-магазином, платежным шлюзом или другим ПО, через которое проходят расчеты с клиентами. Многие провайдеры предоставляют готовые плагины и API-интеграции.

Тестирование и запуск. Проведите несколько пробных операций, чтобы убедиться, что чеки формируются корректно, отправляются покупателям, а данные передаются в ОФД и далее в ФНС. После этого касса готова к полноценной работе.

Источники:

https://www.moysklad.ru/poleznoe/izmenenija-v-54-fz/oblachnaya-kassa/

https://e-kontur.ru/enquiry/2387/oblachnaya-kassa

https://www.klerk.ru/buh/articles/579665/