Ошибки предпринимателей, которые бьют по кошельку

Содержание

Зарплата «в серую»Отсутствие эквайринга Работа без онлайн-кассы и чеков Отсутствие бизнес-карты Смешение личных и корпоративных денег Отсутствие управленческого учета Хаос в продажах и сервисе Игнорирование юридических формальностей Выводы

Из 100 новых предприятий или франшиз примерно 80 прекращают свою деятельность в течение первого года после регистрации. В среднем же продолжительность жизни малого и среднего бизнеса в России составляет около 9 лет. Помимо очевидных факторов закрытия, таких как жесткая конкуренция, предприниматели часто сталкиваются с непредвиденными и трудно поддающимися контролю рисками, особенно на начальной стадии развития. В статье расскажем про самые частые типы ошибок в бизнесе и дадим советы, как их избежать.

Зарплата «в серую»

Распространенная схема в предпринимательстве, при которой работодатель официально показывает в трудовом договоре и платежных ведомостях только часть заработка сотрудника, а остальное выплачивает «в конверте» наличными или переводом на карту.

Формально у сотрудника есть белая часть (официальная, облагаемая НДФЛ и страховыми взносами) и серая часть (неучтенная, которую бухгалтерия нигде не фиксирует). Иногда весь доход выдают «в конверте» — это уже черная зарплата.

Эта схема влечет серьезные риски:

Финансовый: по 115-ФЗ банки обязаны отслеживать подозрительные операции. Массовые переводы на личные карты сотрудников выглядят как обналичка. Если банк заподозрит нарушение, он вправе заблокировать счет. Восстановить доступ иногда можно только через суд.

Социальный: работник, который получает часть дохода «в конверте», лишается трудового стажа и кредитной истории. К другим проблемам относятся незаконное увольнение или расторжение трудового договора без выплаты положенных пособий и иных гарантий, неполное получение выплат по временной нетрудоспособности или в период беременности и родов, а также сложности с оформлением кредита в необходимом объеме и отказ в выдаче визы при попытке выехать за границу.

Налоговый: в третьем квартале 2024 года количество людей, работающих без официального оформления, достигло 15,8 миллиона человек. Это около 21% от всех занятых за этот период. Такой уровень — самый высокий с 2016 года. Тогда было немного больше — около 16,3 миллиона или 22%, по данным Росстата. ФНС вправе доначислить взносы и НДФЛ за три последних года. Суммы быстро растут: налог, пени и штрафы. В 2023 году только по серым зарплатам было доначислено свыше 40 млрд ₽, по данным ФНС.

Как делать выплаты правильно:

Подключить зарплатный проект: банк сам начисляет налоги и переводит зарплату
Выдавать бизнес-карты с возможностью контроля расходов сотрудников
Оформить расчетно-кассовое обслуживание в банке

Отсутствие эквайринга

Прием оплат переводами «на карту» — еще одна распространенная ошибка. Мотив простой: предприниматель не хочет тратить время на подключение эквайринга. Но сегодня гораздо проще сделать все по правилам, нежели поставить свой бизнес под удар. Последствия могут быть серьезными:

Риск блокировки — банки видят регулярные поступления на карту физлица и квалифицируют их как предпринимательскую деятельность без регистрации. По закону № 115-ФЗ последствия блокировки могут включать временное ограничение операций, полную блокировку счета и отказ в обслуживании банка. Для снятия блокировки потребуется подтвердить легальность доходов и операций документами. Несоблюдение закона может привести к потере доступа к счету и штрафам.
Риск потери клиентов — по данным ЦБ, 83,4% покупателей в России используют безналичный расчет. Если бизнес ограничивается переводами «на карту», он теряет доверие клиентов: нет чека — нет гарантии возврата.
Риск срыва продаж — исследование Института Беймарда говорит, что 70% корзин брошены на этапе оплаты. Одна из главных причин — неудобный метод платежа, поэтому покупатель уходит к конкуренту.

Как правильно принимать платежи, если вы начинающий бизнесмен:

Подключить эквайринг: терминалы, интернет-оплату, СБП
Настроить автоматическую выдачу чека
Использовать защищенные платежные ссылки вместо «скидывания карты»

Работа без онлайн-кассы и чеков

Многие предприниматели полагают, что если бизнес небольшой, то кассовая техника им не нужна. Однако с 2025 года Федеральный закон № 54-ФЗ требует обязательного применения контрольно-кассовой техники (ККТ) практически во всех сферах деятельности. Нарушение закона влечет за собой штрафы — до 10 000 ₽ для ответственных лиц и до 30 000 ₽ для компании. Налоговые органы регулярно проводят контрольные закупки, и отсутствие чека снижает доверие клиентов и затрудняет доказательство покупки в случае споров.

Чтобы избежать ошибок в бизнесе, необходимо:

Приобрести кассовый аппарат
Зарегистрировать его в Федеральной налоговой службе (ФНС)
Подключить оператора фискальных данных и автоматизировать отправку чеков покупателям по электронной почте или мессенджерам

Соблюдение этих требований обеспечивает законность торговли и повышает уровень доверия клиентов. Приобретение контрольно-кассовой техники — инвестиция в развитие вашего бизнеса.

Отсутствие бизнес-карты

Для предпринимателей существуют разные режимы налогообложения, и правильное использование карты зависит от выбранного режима. При упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы» (УСН 6%) бизнес-карту можно использовать для личных расходов без дополнительных налогов за вывод, переводы и снятие наличных.

Если же применяется УСН с объектом «доходы минус расходы» (УСН 15%), важно проконсультироваться с бухгалтером, чтобы правильно учитывать расходы и избежать ошибок бизнес-процессов.

Наличие бизнес-карты помогает упорядочить финансовые потоки, сократить риски лишних трат и облегчить бухгалтерский учет. Поэтому для комфортного и безопасного ведения бизнеса рекомендуем оформить бизнес-карту, адаптированную под потребности компании и налоговый режим.

Смешение личных и корпоративных денег

Оплата бизнес-расходов с личных карт или случайные переводы между личными счетами и счетами компании усложняют налоговый учет и создают риски для фирмы. Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете» требует подтверждения каждой операции первичными документами. Если документы отсутствуют, расходы не учитываются, а налоговая база увеличивается, что приводит к росту налогов.

Кроме того, Центробанк в 2023 году ужесточил контроль за сомнительными операциями, включая регулярные переводы с корпоративных на личные счета, что может привести к блокировке расчетного счета.

Чтобы избежать проблем:

Выдайте сотрудникам корпоративные карты
Используйте специальные приложения для сбора и автоматизации учета чеков
Закрепите в компании регламент по оплате расходов и передаче документов в бухгалтерию

Такой подход помогает систематизировать процессы с точки зрения экономики, минимизировать риски штрафов и блокировок и обеспечить прозрачность учета.

Отсутствие управленческого учета

Управленческий учет — это система, которая показывает реальное состояние бизнеса: сколько вы можете заработать и какие финансовые обязательства ждут впереди. Без него предприниматель видит только отдельные поступления средств: деньги на счете, расходы на аренду, налоги. Цельной картины нет, поэтому решения принимаются интуитивно.

Почему это опасно: даже прибыльная компания может внезапно оказаться без денег на зарплату или налоги. Такая ситуация называется кассовым разрывом. По данным ассоциации «Опора России», более 40% малых предприятий сталкивались с ним хотя бы раз за первые три года работы. Причина почти всегда одна — отсутствие планирования и управленческого учета.

Что дает управленческий учет:

Отчет о прибылях и убытках (P&L) помогает понять, действительно ли компания зарабатывает или расходы «съедают» доходы
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает, куда уходят деньги и почему прибыль «на бумаге» не превращается в свободный остаток
Платежный календарь дает прогноз: хватит ли средств через месяц-два, чтобы закрыть обязательные платежи

Признаки, что учет отсутствует или работает формально:

Собственник не знает точную прибыль за прошлый месяц.
Налоги уплачиваются в последний момент, часто с просрочкой.
Поставщики регулярно ждут оплаты дольше оговоренного срока.
Кредиты берутся, чтобы «перекрыть дыру» в зарплате.
План продаж не зафиксирован документально, а существует «в голове».

Что делать:

Даже простая таблица в 1С поставит финансы под контроль. Важно регулярно разделять доходы и расходы по категориям, сравнивать план и факт, а также прогнозировать поступления и выплаты минимум на 6–8 недель вперед. Это не бухгалтерская формальность, а инструмент выживания.

Хаос в продажах и сервисе

Продажи — это не только звонки и маркетинговые рассылки. Это цепочка действий: заявка → обработка → предложение → договор → сопровождение клиента. Если хотя бы одно звено не закреплено правилами, компания теряет деньги.

Где ломается процесс:

Заявка с сайта уходит на почту менеджеру и теряется в спаме
Потенциальный клиент ждет звонка и в итоге заказывает у конкурента
Договор лежит «на подписи» неделю, потому что никто не контролирует срок
Постоянный клиент уходит, потому что его вопрос в чате никто не отработал

Исследование показало: всего 37% компаний отвечают лидам в первый час, хотя такой быстрый отклик повышает вероятность успеха в 7 раз. В B2B это особенно критично: цикл сделки длинный, а конкурентов на рынке много. Максимально эффективна мгновенная реакция на B2B-заявку: звонок в первые 20 минут, который стоит поддержать письмом с предложением.

Почему хаос стоит дорого:

Каждая потерянная заявка — это прямые рекламные расходы
Клиент, которому не перезвонили, не вернется
Репутационные издержки накапливаются: негативные отзывы снижают доверие к бренду

Например, в ИТ-компании 30% заявок с сайта терялись: кто-то забывал перезвонить, КП отправляли с задержкой, документы отправляли через личные мессенджеры. После внедрения CRM и простого регламента («заявка должна быть обработана за 2 часа») конверсия в сделки выросла на 20%, а время закрытия сделки сократилось почти вдвое.

Что помогает:

CRM-система: фиксирует все заявки, задачи и коммуникации. Даже простые решения вроде amoCRM или Bitrix24 дают прозрачность
Регламент обслуживания: прописанный путь клиента от заявки до постпродажного сопровождения
Назначенные ответственные: у каждого этапа есть «хозяин», который отвечает за результат
Аналитика в маркетинге: показатели конверсии, время реакции, стоимость сделки помогают управлять процессом

Игнорирование юридических формальностей

В малом бизнесе ошибкой является откладывание «на потом»: устные договоренности, переписка в мессенджере вместо подписанных документов, отсутствие политики по персональным данным. При первой спорной ситуации предприниматель остается без защиты.

Сферы наибольших рисков:

Договоры и акты. Гражданский кодекс РФ (ст. 161) указывает: большинство сделок требует письменной формы. Без договора или акта оказанных услуг предприниматель не сможет доказать факт работы или взыскать оплату
Персональные данные. Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает компании собирать согласие клиентов и описывать, как именно они хранят и обрабатывают данные. Нарушения влекут штрафы до 75 000 ₽
Проверки. В 2024 году Роскомнадзор зафиксировал 135 случаев утечки персональных данных россиян. В результате этих инцидентов в открытый доступ попало более 710 миллионов записей с личной информацией граждан. Одна из крупнейших утечек произошла в феврале 2024 года и охватила около 500 миллионов записей. Такая статистика подчеркивает растущие риски защиты данных и необходимость усиленного контроля за сохранностью персональной информации

Что делать:

Заключать письменные договоры (или использовать публичные оферты) и обязательно оформлять акты/УПД
Хранить и систематизировать согласие на обработку персональных данных
Обновлять внутренние политики безопасности

Выводы

Каждая из этих ошибок организации бизнеса может показаться незначительной, однако именно из таких мелочей складываются экономические проблемы и долги, штрафы и потеря клиентов. Часто бизнес не разрушается из-за единственной серьезной ошибки, а именно из-за накопления небольших недочетов на протяжении времени.

Главная цель любого предприятия — сохранить и приумножить свой капитал, реализуя выбранную идею и придавая смысл своей деятельности. Чтобы минимизировать риски и обеспечить стабильность, рекомендуется регулярно проверять ключевые бизнес-процессы по основным направлениям. Такой системный подход помогает своевременно выявлять и устранять проблемы, что обходится гораздо дешевле, чем бороться с последствиями.

⇒Подпишись на наши статьи

Источники:

https://www.kommersant.ru/doc/6465350

https://www.nalog.gov.ru/rn75/news/activities_fts/15771488/

https://www.rbc.ru/economics/04/12/2024/674ef2b19a794766c71facdc

https://www.cbr.ru/about_br/publ/results_work/2023/razvitie-sistemy-platezhey-i-raschetov/

https://baymard.com/lists/cart-abandonment-rate?uclick_id=ad9e8fa6-a512-400e-8df8-17e4635da763

https://www.pwc.com/us/en/services/consulting/library/consumer-intelligence-series/future-of-customer-experience.html

https://www.rbc.ru/life/news/67889c599a794776102ecd92

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359/

https://expert.ru/news/prezident-opory-rossii-otsenil-dolyu-malogo-biznesa-v-vvp-rossii/

https://blog.hubspot.com/sales/the-best-time-to-cold-call-more-data-driven-sales-secrets-infographic