Как оптимизировать расходы в бизнесе

Расходы бизнеса постоянно растут: повышаются средние зарплаты, дорожают комиссии банков, электроэнергия, аренда. Расскажем, как с помощью несложных приемов держать расходы под контролем, не жертвуя качеством товара или услуги.

Зачем нужна оптимизация издержек

Оптимизация — это ключевой элемент эффективного управления и повышения прибыльности. Вот основные причины, почему она важна:

• Снижение затрат бизнеса напрямую увеличивает прибыль, улучшая финансовые показатели фирмы
• Оптимизация расходов в бизнесе позволяет предлагать более выгодные цены и улучшать качество продуктов или услуг
• Сэкономленные средства можно направить на инновации, маркетинг или расширение бизнеса
• Контроль над расходами помогает избежать долговой нагрузки и обеспечить финансовую стабильность
• Компании с оптимизированными расходами легче адаптироваться к изменениям и кризисам
• Поиск и устранение избыточных затрат способствует улучшению организационной структуры и рабочих процессов
• Рациональное управление расходами создает положительный образ надежного бизнеса

Оптимизация издержек — это не просто сокращение затрат, а стратегический подход к их управлению, который помогает достигать долгосрочных целей и обеспечивать успешное развитие компании.

Как правильно проанализировать траты

Правильная экономия на расходах — это поиск баланса между снижением затрат и сохранением качества услуг, скорости работы и других важных показателей. Это не просто урезание бюджета любой ценой, а системный подход.

Начать стоит с учета всех трат за последние 3–6 месяцев: отчеты бухгалтерии, данные CRM, электронные таблицы. Если онлайн-учет не велся, помогут бумажные журналы, чеки и накладные.

Объедините схожие траты в категории, к примеру канцелярия, маркетинг, хозяйственные нужды, связь и т. д. Разделите расходы на два типа:

• Переменные: зависят от объема производства и продаж, например, сырье, упаковка, логистика, сдельная зарплата
• Постоянные: аренда, коммуналка без счетчиков, зарплата административного персонала, расчетно-кассовое обслуживание, бухучет

Полезно также отличать прямые затраты, которые входят в себестоимость продукта, и косвенные, не связанные напрямую с производством. Именно косвенные чаще всего становятся источником дополнительной экономии, поскольку их проще всего сократить.

Каждой группе расходов присвойте уровень важности. Допустим, от 1 («жизненно необходимый») до 5 («желательно, но не критично»). Закупка сырья и зарплата персонала — в топе. А вот поддержка неэффективного ПО или избыточные представительские расходы — кандидаты на сокращение.

Начинать анализ расходов бизнеса лучше с крупных и значимых категорий трат. Например, пересмотр условий с поставщиками сырья способен снизить себестоимость продукции и увеличить прибыльность. Но стоит учитывать: приоритетные издержки высвобождают больше средств, однако из-за своей чувствительности требуют особой осторожности. Анализируйте каждую группу, двигаясь от больших трат к мелким:

• Приносит ли эта статья расходов прямую пользу бизнесу?
• Можно ли сократить ее без ущерба для процессов?
• Есть ли более выгодная альтернатива?

Кроме приоритета, важно учитывать и тип расходов. Переменные оптимизируются через поиск более доступных поставщиков или изменение условий. Постоянные проще урезать или исключить: пересмотреть тарифы на расчетно-кассовое обслуживание (РКО), отказаться от ненужных услуг, сократить расходы на аренду.

План оптимизации расходов

Рассмотрим пять вариантов, которые помогут бизнесу сократить расходы на банковские и небанковские услуги, не теряя в качестве и скорости работы.

Откройте выгодный счет

За каждый сервис (открытие и ведение расчетного счета, переводы, зачисление и снятие средств, валютные операции и т. д.) банк взимает плату или комиссию, поэтому итоговые расходы напрямую зависят от выбранного тарифа на расчетно-кассовое обслуживание. Чем грамотнее подобран банк и пакет услуг, тем больше средств останется в распоряжении компании.

Чтобы минимизировать затраты, предпринимателю важно сравнивать предложения разных банков, учитывая специфику своего бизнеса. При выборе обращайте внимание на:

• Стоимость ежемесячного обслуживания
• Комиссии за переводы и снятие наличных
• Условия по лимитам операций
• Дополнительные сервисы, например, эквайринг или валютный контроль

К переплатам можно отнести высокую абонентскую плату даже при низкой активности по счету, комиссии за переводы между собственными счетами, затраты на квалифицированную электронную подпись (КЭП) или скрытые платежи за сервисы, которыми бизнес фактически не пользуется.

Некоторые банки при открытии счета предоставляют бонусные сервисы, например:

• Бесплатные переводы внутри банка для юрлиц и ИП
• Обслуживание бизнес-карт без доплат
• Налоговые и бюджетные платежи, валютный контроль — без скрытых комиссий
• Электронная подпись (КЭП) на носителе — бесплатно при открытии счета
• Круглосуточная поддержка

Таким образом, важно не только выбрать тариф под свой бизнес, но и понимать, какие услуги уже входят в пакет: это позволяет избежать переплат и держать расходы под контролем с первого дня.

Контролируйте расходы с бизнес-картой

Экономить на комиссиях, переводах и инкассации, а также контролировать издержки помогает бизнес-карта, которая привязывается к расчетному счету в банке, где открыт договор на расчетно-кассовое обслуживание.

Какие выгоды от бизнес-карты могут предлагать банки:

• Оплата расходов без лишних договоров и комиссий
• Снятие и внесение наличных в любом банкомате
• Отсутствие подотчетных наличных — сотрудники оплачивают командировки, закупки и повседневные траты напрямую
• Выпуск карт, установка лимитов и аналитика в онлайн-банке
• Настройка разных уровней доступа и расходов для сотрудников
• Отчетность в реальном времени с фиксацией каждой операции
• Кэшбэк и бонусы по программам лояльности
• Использование карты для личных покупок при УСН 6% или для ИП

Оптимизируйте затраты на эквайринг

Эквайринг — прием оплаты картами и электронными платежами — может съедать заметную часть бюджета компании, поэтому его расходы стоит контролировать и оптимизировать. Экономия достигается комплексно: выбирайте банк с низкой комиссией, подключайте Систему быстрых платежей (СБП), отказывайтесь от ненужных услуг и используйте мобильные терминалы вместо стационарных.

Банки предлагают разные схемы комиссий: одни берут процент от суммы операции, другие — фиксированную плату за каждую транзакцию. Для компаний с крупными средними чеками фиксированная комиссия может быть выгоднее, так как она не растет с увеличением суммы покупки. Для бизнеса с небольшими чеками чаще выгоднее платить процент от суммы, но есть и комбинированные схемы, когда действует минимальная комиссия плюс процент. Перед подключением эквайринга важно проанализировать оборот и подобрать оптимальный тариф.

Через СБП комиссия ниже, чем при классическом эквайринге: банк, где открыт счет, берет 0,4–0,7%, тогда как при стандартном эквайринге комиссия банка-эквайера может составлять 1–3% в зависимости от сферы бизнеса.

Зарабатывайте на депозитах

Депозиты — это не только способ сохранить средства, но и возможность получать дополнительный доход на оборотные средства, которые временно не используются. Даже краткосрочное размещение приносит доход, не снижая ликвидности. Вариантов инвестирования средств несколько, рассмотрим два самых выгодных.

Овернайт-депозит — это размещение средств на один рабочий день. На следующий день компания получает обратно сумму с начисленными процентами, включая оплату выходных и праздничных дней.

Депозит с неснижаемым остатком подходит компаниям, которые хотят получать доход, сохраняя возможность пользоваться частью средств. Деньги на счете можно использовать по необходимости, а неснижаемый остаток пополнять до конца дня. На одном счете допускается несколько неснижаемых остатков одновременно.

Экономьте на небанковских сервисах

Оптимизация затрат в бизнесе возможна и за счет небанковских сервисов, которые зачастую предлагают банки в рамках РКО. Используя такие услуги, как онлайн-бухгалтер, юридическое и налоговое консультирование, аренда банковских сейфов, предприниматели сокращают операционные расходы, минимизируют риски и получают готовые инструменты для роста бизнеса — от бухгалтерии до онлайн-продаж.

Автоматизация бизнес-процессов и сервиса

Автоматизация бизнес-процессов помогает компаниям сокращать издержки и повышать качество сервиса без увеличения численности персонала. Особенно это актуально в кризисные периоды, когда каждая потерянная минута и лишняя трата средств становятся заметны.

Пять процессов, которые, как правило, выгодно отдать «машинам»:

• Оптимизация логистики. С помощью систем управления складом и запасами можно точно отслеживать наличие продукции, планировать закупки и избегать излишков или дефицита. Эффективный контроль запасов позволяет снизить расходы на аренду складских помещений и минимизировать потери от несвоевременной поставки товаров клиентам
• Автоматизация работы с клиентами. Чат‑боты, виджеты на сайте и автоматические рассылки в электронной почте и социальных сетях позволяют оставаться на связи с потребителями без привлечения дополнительных сотрудников
• Электронный документооборот. Создание договоров, счетов и других документов прямо в программе с цифровой подписью ускоряет процессы и исключает ошибки. Автоматическая отправка документов партнерам и клиентам экономит время и ресурсы, повышая прозрачность операций
• Управление задачами и процессами. CRM‑системы изначально создавались для работы с клиентами, но современные решения умеют гораздо больше: ставить задачи сотрудникам, следить за их выполнением и автоматизировать рутинные операции
• Финансовая и управленческая аналитика. Автоматизация ведения бухгалтерии, составления отчетов и оценки рентабельности продаж позволяет оперативно контролировать финансовые потоки и принимать обоснованные решения. Интеграция с банками и другими сервисами обеспечивает автоматическое обновление данных и минимизирует ручной труд

Если внедрить автоматизацию самостоятельно сложно или дорого, часть функций можно передать на аутсорсинг. Подрядчики помогут оценить расходы, определить приоритеты, составить дорожную карту и взять на себя контроль за выполнением задач. Часто это бывает дешевле, чем делать самостоятельно.

Ошибки в оптимизации затрат

Сокращение расходов бизнеса может привести к проблемам, если пострадают качество, экспертиза или уже выстроенные стабильно работающие процессы.

Топ-4 ошибок, которые совершают предприниматели в попытке сэкономить:

• Снижение зарплат. Прямое уменьшение окладов демотивирует сотрудников и снижает продуктивность. Вместо этого можно пересмотреть структуру компенсаций: уменьшить фиксированную часть и увеличить премиальную, привязанную к результатам работы
• Пренебрежение качеством продукта. Попытка экономии за счет дешевых материалов или привлечения менее квалифицированных специалистов часто приводит к потере клиентов. Например, производитель одежды, снизивший качество тканей и дизайна, рискует отпугнуть постоянных покупателей. Экономия на производстве должна сочетаться с сохранением стандартов качества, чтобы не пострадала репутация
• Сокращение бюджета на маркетинг. Автоматическое урезание расходов на продвижение может вызвать падение продаж. Более разумный подход — анализ эффективности каналов и концентрация инвестиций на тех, которые приносят максимальное количество лидов и конверсий. Иногда повышение расходов на самые результативные инструменты приносит больший эффект, чем экономия на всех сразу
• Отказ от обучения персонала. Недостаток компетентных сотрудников приводит к ошибкам, снижению качества обслуживания и потере клиентов. Оптимизировать расходы на обучение можно без ущерба для результата. Например, создавая внутренние видеокурсы, инструкции и пошаговые руководства для новых сотрудников

Главное

В современном экономическом климате, когда траты постоянно растут, важно не просто сокращать затраты, а подходить к этому процессу стратегически, учитывая влияние расходов на качество продукции и уровень сервиса.

• Оптимизация позволяет снизить излишние траты и улучшить экономический результат компании
• Анализ переменных и постоянных расходов помогает выявить потенциальные источники экономии
• Контроль экономических затрат на банковские и небанковские услуги способствует значительному снижению общих расходов
• Внедрение автоматизации процессов сокращает операционные траты без ущерба качеству
• Экономический эффект достигается системным подходом, который исключает негативное влияние на мотивацию и качество работы сотрудников
• Рациональное управление расходами снижает финансовые риски и обеспечивает условия для стабильного развития бизнеса

Таким образом, правильная оптимизация расходов помогает не только тратить меньше, но и создает прочную основу для долгосрочного роста и конкурентоспособности компании на рынке.

Источники:

https://kontur.ru/articles/53835-sokratit_rasxody_v_biznese

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_98145/8dd0bbc8675791371fa7569b1ee760f9af95ae38/

https://fin-ctrl.ru/glossary/peremennyie-i-postoyannyie-zatraty